Вилучення документів правоохоронними органами: інструкція для діловода та юриста

Вилучення документів — одна з найпоширеніших процесуальних дій у кримінальному провадженні. Вона може здійснюватися під час обшуку, виїмки, тимчасового доступу до речей і документів чи огляду. Для підприємства така ситуація часто стає стресовою, особливо якщо керівники та працівники не знають своїх прав і обов’язків.

У сучасних умовах ведення господарської діяльності підприємства, установи та організації (далі — підприємства) регулярно взаємодіють із державними органами. Однією з найскладніших і чутливих ситуацій для бізнесу є проведення слідчих дій правоохоронними органами, під час яких може відбуватися вилучення документів.

Водночас у діяльності будь-якого підприємства важливу роль відіграє правильне ведення та зберігання документів. Документи містять інформацію про господарську діяльність, фінансові операції, кадрові рішення та інші процеси. Саме тому вони можуть становити інтерес для правоохоронних органів під час проведення слідчих дій і часто розглядаються як потенційні докази.

Експрес-курс «Облікові документи кадрової служби та порядок їх ведення»
0 (800) 21 99 77 • E-mail: [email protected]

Для підприємства вилучення документів може створити значні труднощі. Втрата оригіналів договорів, бухгалтерських документів або внутрішньої документації здатна ускладнити поточну роботу, виконання зобов’язань перед контрагентами або ведення фінансової звітності. Крім того, неправильні дії працівників під час проведення слідчих заходів можуть призвести до додаткових юридичних ризиків.

Неправильна поведінка працівників може призвести до втрати важливих документів, порушення прав підприємства або навіть притягнення до відповідальності посадових осіб. Саме тому діловоди, юристи, керівники та інші працівники повинні знати, як діяти під час вилучення документів.

Особливо важлива роль у таких ситуаціях належить діловоду та юристу підприємства. Саме ці працівники відповідають за організацію документообігу, збереження документації та захист прав підприємства у взаємовідносинах із державними органами.

Розглянемо детальніше порядок вилучення документів правоохоронними органами, права та обов’язки працівників підприємства, а також практичні рекомендації для діловодів і юристів щодо правильної поведінки під час проведення таких процесуальних дій.

Спробуйте безплатний доступ до онлайн-системи «КАДРИ.UA» та отримайте готові практичні рішення для будь-якої кадрової ситуації.

Нормативно-правове регулювання вилучення документів

Процедура вилучення документів правоохоронними органами в Україні регулюється кримінальним процесуальним законодавством. Основним нормативним актом, який визначає порядок проведення слідчих дій, є Кримінальний процесуальний кодекс України (далі — КПК). Зокрема, КПК встановлює:

• порядок проведення обшуку;
• правила тимчасового доступу до речей і документів;
• процедуру виїмки;
• порядок арешту майна;
• правила оформлення протоколів слідчих дій.

Крім КПК, у зазначеній процедурі застосовуються й інші нормативно-правові акти, зокрема:

• Закон України від 02 липня 2015 року № 580-VIII «Про Національну поліцію»;
• Закон України від 25 березня 1992 року № 2229-XII «Про Службу безпеки України»;
• Закон України від 14 жовтня 2014 року № 1697-VII «Про прокуратуру»;
• Закон України від 05 липня 2012 року № 5076-VI «Про адвокатуру та адвокатську діяльність».

Також важливе значення мають внутрішні документи підприємства, що регулюють порядок ведення діловодства та архівного зберігання документів.

Зразки документів • Посадові інструкції • Робочі інструкції
Для довідок: 0 (800) 21 99 77

Вилучення документів може відбуватися у межах різних процесуальних дій. Однак будь-які дії правоохоронних органів, що виходять за межі процесуальних повноважень, можуть бути оскаржені в судовому порядку.

Основні процесуальні форми вилучення документів

1. Тимчасовий доступ до речей і документів

Це одна з найпоширеніших форм отримання документів у кримінальному провадженні.

Слідчий або прокурор звертається до слідчого судді з клопотанням про надання тимчасового доступу до документів. У клопотанні повинні бути зазначені:

• обставини кримінального провадження;
• перелік документів;
• обґрунтування необхідності їх отримання.

Ухвала суду може передбачати:

• ознайомлення з документами;
• виготовлення копій;
• вилучення оригіналів.

Зазвичай підприємство самостійно надає документи на виконання ухвали суду.

Письмові і телефонні КОНСУЛЬТАЦІЇ та інші кадрові послуги експертів журналу «КАДРОВИК.UA»

2. Виїмка документів

Виїмка проводиться тоді, коли слідчому точно відомо, де знаходяться потрібні документи. Під час виїмки вилучаються конкретні документи, які мають значення для кримінального провадження. Така процедура також здійснюється на підставі ухвали суду.

Виїмка є переважно цільовою процесуальною дією порівняно з обшуком, оскільки вона спрямована на вилучення конкретно визначених предметів.

Навчання для кадровиків — семінари, курси, тренінги, вебінари
Індивідуальні курси кадровиків з нуля: 0 (800) 21 99 77

3. Обшук

Обшук є однією з найбільш складних слідчих дій для підприємства.

Метою обшуку може бути:

• виявлення документів;
• пошук доказів;
• вилучення предметів, що мають значення для кримінального провадження.

Обшук проводиться на підставі ухвали слідчого судді. У рішенні суду повинні бути зазначені:

• адреса проведення обшуку;
• мета обшуку;
• перелік предметів або документів.

Під час обшуку правоохоронці можуть вилучати не лише документи, а й:

• комп’ютерну техніку;
• електронні носії інформації;
• мобільні пристрої…

Повна версія статті Олександра Козки — в журналі «ДІЛОВОДСТВО» № 3-4/2026.

Якщо ви ще не маєте повноцінного доступу до електронної версії журналу «Діловодство», скористайтесь можливістю отримати демодоступ та переконайтеся в зручності і практичній користі видання для вашої роботи.

У журналі представлено корисні матеріали з організації документообігу, поради щодо ведення кадрової документації та роз’яснення експертів із найактуальніших питань.

Джерело: ДІЛОВОДСТВО