ЗАПИТАННЯ
Підприємство розташоване в Україні. Директор дистанційно працює в Німеччині. Дистанційну роботу директору встановлено наказом по підприємству у зв’язку з воєнним станом. Заплановано відрядження до Фінляндії. Транспортні витрати і проживання сплачує сторона, що приймає, а добові сплачує директору підприємство. Які документи в такому разі підтверджуватимуть фактичні дні перебування директора у відрядженні та чи вважатимуться добові витратами, пов’язаними з відрядженням, та чи підлягатимуть оподаткуванню ПДФО та ВЗ?
ВІДПОВІДЬ
У пп. «а» пп. 170.9.1 Податкового кодексу України (далі — ПКУ) вказано, що в разі відрядження працівника до його оподатковуваного доходу не включають добові витрати, тобто витрати на відрядження, не підтверджені документально, на харчування та фінансування інших власних потреб фізичної особи.
Неоподатковуваний розмір добових становить:
- у разі відрядження в межах території України — не більш як 0,1 розміру мінімальної заробітної плати, установленої законом на 1 січня податкового (звітного) року (у 2024 р. — 800 грн), у розрахунку за кожен календарний день такого відрядження;
- для відряджень за кордон — не вище 80 євро за кожен календарний день такого відрядження за офіційним обмінним курсом гривні до євро, установленим НБУ, у розрахунку за кожен такий день.
Розроблення кадрових документів
Експерти КАДРОВИК.UA допоможуть у складанні й упровадженні бланків, реєстраційних форм, шаблонів документів
Також у пп. «а» пп. 170.9.1 ПКУ визначено, що суму добових визначають у разі відрядження:
- у межах України та країн, в’їзд громадян України на територію яких не потребує наявності візи (дозволу на в’їзд), — згідно з наказом про відрядження та відповідними первинними документами;
- до країн, в’їзд громадян України на територію яких здійснюється за наявності візи (дозволу на в’їзд), — згідно з наказом про відрядження за наявності документальних доказів перебування особи у відрядженні (відміток прикордонних служб про перетин кордону, проїзних документів, рахунків на проживання та/або будь-яких інших документів, що підтверджують фактичне перебування особи у відрядженні).
За відсутності зазначених відповідних підтвердних документів суму добових включають до оподатковуваного доходу платника податку.
Визначення терміну «службове відрядження» наведено в п. 1 розділу І Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон, затвердженої наказом Мінфіну від 13 березня 1998 року № 59 (далі — Інструкція № 59):
Службовим відрядженням вважається поїздка працівника за розпорядженням керівника державного органу (поїздка державного службовця — за розпорядженням керівника державної служби), підприємства, установи та організації, що повністю або частково утримується (фінансується) за рахунок бюджетних коштів, на певний строк до іншого населеного пункту для виконання службового доручення поза місцем його постійної роботи (за наявності документів, що підтверджують зв’язок службового відрядження з основною діяльністю підприємства).
Також у п. 7 розділу І Інструкції № 59 визначено:
Днем вибуття у відрядження вважається день відправлення поїзда, літака, автобуса або іншого транспортного засобу з місця постійної роботи відрядженого працівника, а днем прибуття з відрядження — день прибуття транспортного засобу до місця постійної роботи відрядженого працівника. <…>
Дата на транспортному квитку (вибуття транспортного засобу з місця постійної роботи відрядженого працівника) має збігатися з датою вибуття працівника у відрядження згідно з наказом про відрядження. Дата на транспортному квитку (прибуття транспортного засобу до місця постійної роботи відрядженого працівника) має збігатися з датою прибуття працівника з відрядження згідно з наказом про відрядження.
Тобто Інструкція № 59 передбачає, що період відрядження (дати вибуття/прибуття) визначають у прив’язці до місця постійної роботи.
ГАРЯЧА ЛІНІЯ — безоплатні консультації для передплатників журналу «КАДРОВИК.UA»
І хоча Інструкція № 59 не є обов’язковою для виконання юридичними особами небюджетної сфери, її положення зазвичай дублюють у локальних документах підприємств, якими визначено порядок направлення працівників у відрядження. Здебільшого це Положення про відрядження.
Якщо йдеться про працівників, які працюють дистанційно, то для поняття «місце постійної роботи» для них немає формального визначення.
У ст. 602 КЗпП вказано:
Дистанційна робота — це форма організації праці, за якої робота виконується працівником поза робочими приміщеннями чи територією роботодавця, в будь-якому місці за вибором працівника та з використанням інформаційно-комунікаційних технологій.
Також у п. 4 р. І Типової форми трудового договору про дистанційну роботу, затвердженої наказом Мінекономіки від 5 травня 2021 року № 913-21, передбачено таке визначення місця роботи працівника:
Працівник самостійно визначає робоче місце (місце роботи) та виконує роботу поза робочими приміщеннями чи територією Роботодавця.
Таким чином, для працівника, який працює дистанційно за кордоном, визначення періоду відрядження і суми добових ускладнено відсутністю місця постійної роботи як такого. Тому в Положенні про відрядження має бути визначено, як саме визначається місце постійної роботи для працівників, які працюють дистанційно. Наприклад, передбачити, що таке місце визначають за повідомленням працівника і вказують у наказі про відрядження.
Податківці вважають, що відшкодована найманому працівнику, направленому у відрядження, вартість квитка, у якому місцем вибуття є місце дистанційної роботи такого працівника, яке не відповідає місцю його постійної роботи, не є доходом у вигляді додаткового блага, його не оподатковують ПДФО за умови виконання вимог, установлених п. 170.9 ПКУ (див. роз’яснення з категорії 103.17 розділу «Запитання — відповіді з Бази знань» ЗІР (zir.tax.gov.ua)).
Експрес-курс «Облікові документи кадрової служби та порядок їх ведення»
0 (800) 219-977 • E-mail: podpiska@mediapro.com.ua
Можна припустити, що такий підхід мав би бути і стосовно визначення суми добових, адже ПКУ дозволяє визначати добові на підставі наказу про відрядження та відповідних первинних документів, серед яких проїзні документи, рахунки на проживання та/або будь-які інші документи, що підтверджують фактичне перебування особи у відрядженні.
Однак роз’яснення ДПС щодо цього питання відсутні. З огляду на це в такій ситуації варто звернутися до ДПС за індивідуальною податковою консультацією згідно зі ст. 52 ПКУ.
Джерело: ЛІГА:ЗАКОН
