Воєнний стан та поширення дистанційної роботи значно прискорили цифровізацію кадрових процесів в Україні. Сьогодні роботодавці можуть укладати трудові договори в електронній формі із використанням кваліфікованого електронного підпису (КЕП) та систем електронного документообігу. Водночас юристи наголошують: неправильне оформлення електронного трудового договору може створити серйозні ризики для роботодавця та стати підставою для трудового спору.
Відповідно до Кодексу законів про працю України трудовий договір є угодою між працівником і роботодавцем, яка визначає умови праці та оплату роботи. У період дії воєнного стану сторони мають право самостійно визначати форму трудового договору, зокрема використовувати електронний формат взаємодії.
Зразки документів • Посадові інструкції • Робочі інструкції
Для довідок: 0 (800) 21 99 77
Законодавство також дозволяє застосовувати електронні засоби комунікації для ознайомлення працівника з умовами праці, надсилання кадрових документів та їх зберігання. Для цього сторони можуть використовувати КЕП або спеціалізовані системи електронного документообігу.
Для належного оформлення електронного трудового договору необхідно підготувати заяву працівника про прийняття на роботу, текст письмового трудового договору, наказ про прийняття та повідомлення до Державної податкової служби. Ключова умова — документ має бути підписаний обома сторонами саме електронним підписом.
Перед укладенням договору роботодавцю слід перевірити, чи мають сторони КЕП та можливість використовувати електронні сервіси, зокрема системи документообігу. Після погодження тексту договору сторони можуть підписати його через електронну платформу або окремо накласти електронні підписи на PDF-документ та обмінятися файлами разом із протоколами підписання.
Навчання для кадровиків — семінари, курси, тренінги, вебінари
Індивідуальні курси кадровиків з нуля: 0 (800) 21 99 77
Фахівці звертають особливу увагу на одну з найпоширеніших помилок — використання скан-копій замість повноцінного електронного документа. На практиці роботодавці нерідко надсилають працівнику PDF-файл, який той роздруковує, підписує вручну та надсилає скан назад. Юридично така схема не є електронним трудовим договором, оскільки відсутній кваліфікований електронний підпис та підтвердження цілісності документа.
У разі трудового спору працівник може заявити, що не підписував договір або не погоджував його умови. Це створює ризики визнання трудових відносин неналежно оформленими та може призвести до претензій з боку контролюючих органів.
Юристи наголошують: електронний трудовий договір має таку ж юридичну силу, як і паперовий документ, але лише за умови правильного оформлення та використання КЕП. Саме тому роботодавцям рекомендують не підміняти електронний документообіг звичайним обміном скан-копіями та дотримуватися встановлених процедур оформлення трудових відносин.
Джерело: НААУ
