...
Реєструйся

Перші кроки у створенні архіву на підприємстві: що потрібно знати


Створення архіву на підприємстві — це не лише юридичний обов’язок, а й важлива частина ефективного управління документами. Належно організований архів полегшує доступ до необхідної інформації, а також захищає підприємство від втрати важливих документів та забезпечує правову безпеку.

Архів може бути створений у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах, організаціях або інших юридичних особах як окремий структурний підрозділ або може бути включений до служби діловодства, де відповідальною особою за ведення архіву є архівіст чи діловод (п. 8 розділу І Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Міністерства юстиції України № 1000/5 від 18 червня 2015 року; далі — Правила № 1000/5). Це залежить від специфіки підприємства, кількості штатних одиниць та обсягу документообігу/

Розроблення положення про архівний підрозділ, що описує всі аспекти функціонування архіву, включаючи процедури обробки, обліку, зберігання та доступу до документів, є необхідним для організації роботи архівного підрозділу підприємства. Це обумовлено частиною 2 статті 64 Господарського кодексу України, згідно з якою функції, права та обов’язки структурних підрозділів визначаються у положеннях, затверджених відповідно до статуту або інших установчих документів підприємства.

Якщо служба діловодства або архів діють як окремі структурні підрозділи, тоді їх діяльність регламентується відповідними положеннями, які затверджуються відповідно до чинного законодавства.

Якщо ж обов’язки з ведення діловодства чи архіву покладено на окрему особу, ці обов’язки, права та відповідальність зазначаються також в її посадовій інструкції (п. 9 розділу І Правил № 1000/5).

Вебінар «Як уникнути помилок в оформленні основних організаційно-розпорядчих документів у 2025 році»
Для довідок: 0 (800) 219-977 • E-mail: podpiska@mediapro.com.ua

Архівний підрозділ на комунальних та державних підприємствах організовується і затверджується цими підприємствами на основі Типового положення про архівний підрозділ державного органу, органу місцевого самоврядування, державного і комунального підприємства, установи та організації, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 10 лютого 2012 року № 232/5 (далі — Типове положення № 232/5).

Для підприємств, заснованих на приватній формі власності, положення про архівний підрозділ створюється засновниками з урахуванням рекомендацій щодо розроблення такого положення для державних наукових установ, музеїв, бібліотек, а також для архівних підрозділів об’єднань громадян, релігійних організацій і підприємств.

На малих підприємствах функції архіву часто виконує один працівник (зазвичай секретар), що визначається наказом керівника. У цьому випадку структура та зміст положення про архів малого підприємства відрізняються від положення про архівний підрозділ, що функціонує як окрема структурна одиниця підприємства. Текст такого положення можна оформити пунктами, без обов’язкового поділу на розділи — головне, щоб зміст відповідав вимогам Типового положення № 232/5. Детальніше зразок схеми положення, де архівні функції виконує один працівник, наведено в додатку.

Положення про архівний підрозділ підприємства, якщо підприємство є джерелом формування Національного архівного фонду, після підготовки підписується керівником архіву та узгоджується з відповідною державною архівною установою або архівним відділом міської ради, а потім затверджується відповідним внутрішнім документом підприємства.

Вебінар «Номенклатура справ від початку до кінця»
Для довідок: 0 (800) 219-977 • E-mail: podpiska@mediapro.com.ua

Під час організації архіву підприємства важливим документом є номенклатура справ — систематизований перелік назв справ, що формуються в його діловодстві, із зазначенням строків зберігання. Вона допомагає підтримувати єдиний порядок оброблення документів, полегшує доступ до них і визначає тривалість зберігання.

Відповідно до Правил № 1000/5, розроблення номенклатури є обов’язковим для всіх державних установ, підприємств та організацій, незалежно від форми власності. Цей документ узгоджується із Державною архівною службою або іншими відповідними органами для забезпечення відповідності національним стандартам.

Для упорядкування архіву складається один із видів номенклатур:

Типова номенклатура — затверджує загальний склад справ для однорідних за діяльністю підприємств;

Примірна номенклатура — рекомендована для установ із різною структурою.

 

Читати далі

Читайте також:

Дар’я Правдивець,
фахівець із архівознавства та кадрової справи

Джерело: журнал «ДІЛОВОДСТВО»


Електронна версія журналу «Діловодство»

  • документаційні процеси
  • ведення журналів реєстрації
  • зразки документів
  • складання й оформлення службових документів
  • особливості роботи архіву на підприємстві
  • функціонування системи електронного документообігу
  • прості форми подання інформації (таблиці, схеми, алгоритми тощо)
  • юридичні консультації щодо документування господарських процесів

0 (800)219-977
podpiska@mediapro.ua
e.dilovodstvo.com

Матеріали до теми