СИТУАЦІЯ
В якій валюті складається Звіт про використання коштів/електронних грошей, виданих на відрядження або під звіт за кордон, якщо повернення невикористаних коштів працівником здійснюється в іноземній валюті?
КОМЕНТАР
Звіт про використання коштів/електронних грошей, виданих на відрядження або під звіт, складається у національній валюті України за крос-курсом, розрахованим за офіційним обмінним валютним курсом, встановленим НБУ на день затвердження Звіту. При цьому сума надміру витрачених коштів (залишку коштів понад суму, витрачену згідно із Звітом) підлягає поверненню працівником до каси або зарахуванню на банківський рахунок підприємства, що їх надало, у грошових одиницях, в яких було надано аванс, у встановленому законодавством порядку.
Читайте також: Щодо первинних документів, які підтверджують витрати на придбання електронних квитків для відрядження працівника підприємства
Нагадаємо, згідно з частиною четвертою статті 5 Закону України від 21 червня 2018 року № 2473-VIII «Про валюту і валютні операції», порядок проведення розрахунків за валютними операціями визначається Національним банком України. Відповідно до пункту 42 розділу VI Положення про здійснення операцій із валютними цінностями, затвердженого постановою Правління НБУ від 02 січня 2019 року № 2, резиденти – юридичні особи і фізичні особи – підприємці, представництва юридичних осіб – нерезидентів мають право проводити розрахунки щодо забезпечення витрат на відрядження працівників за кордон, а також розрахунки з оплати представницьких витрат на організацію офіційних заходів за кордоном, із використанням знятої для цих цілей із власних поточних рахунків готівкової іноземної валюти.
Згідно з пунктом 5 розділу IІІ Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон, затвердженої наказом Міністерства фінансів України від 13 березня 1998 року № 59 (далі — Інструкція № 59), підприємство, що відряджає працівника у відрядження за кордон, забезпечує його авансом у національній валюті держави, до якої відряджається працівник, або у доларах США/євро, або у гривневому еквіваленті за офіційним курсом НБУ, встановленим на день подання уповноваженому банку розрахунку витрат на відрядження.
Читайте також: Відрядження скасували: нюанси повернення отриманого авансу
Відповідно до пункту 17 розділу ІІІ Інструкції № 59, після повернення з відрядження працівник зобов’язаний до закінчення п’ятого банківського дня, наступного за днем прибуття до місця постійної роботи, подати Звіт про використання коштів / електронних грошей, виданих на відрядження або під звіт (далі – Звіт). Сума надміру витрачених коштів (залишку коштів понад суму, витрачену згідно із Звітом) підлягає поверненню працівником (у грошових одиницях, у яких було надано аванс) на відповідний рахунок підприємства, що їх надало, у встановленому законодавством порядку, а у разі отримання авансу готівкою сума надміру витрачених коштів підлягає поверненню працівником до каси відповідного державного органу, військового формування, відповідної установи чи організації, на які законодавством покладено завдання і повноваження з розвідувальної, контррозвідувальної та оперативно-розшукової діяльності.
Читайте також: Повернення з відрядження до місця дистанційної роботи працівника: роз’яснення ДПС
Звіт подається підзвітною особою за формою, затвердженою наказом Міністерства фінансів України від 28 вересня 2015 року № 841 «Про затвердження форми Звіту про використання коштів / електронних грошей, виданих на відрядження або під звіт, та Порядку його складання» (у редакції наказу Міністерства фінансів України від 09 травня 2023 року № 239). Разом зі Звітом подаються документи (в оригіналі), що підтверджують вартість оплачених витрат, із зазначенням форми їх оплати (готівкою, чеком, платіжною карткою, безготівковим перерахунком).
Строки подання Звіту встановлені у підпункті 170.9.3 пункту 170.9 статті 170 Податкового кодексу України. При цьому суми невитрачених коштів повертаються платником податку в касу або зараховуються на банківський рахунок підприємства до чи під час подання Звіту.
Читайте також: Сумісник перебуває у відрядженні за основним місцем роботи: як табелювати
Пунктом 19 розділу III Інструкції № 59 передбачено, що під час складання Звіту перерахунок здійснених у відрядженні витрат, які підтверджено документально, здійснюється відповідно до фактичного обмінного курсу, застосованого банком, у разі відсутності підтвердних документів про обмін валюти – зважаючи на крос-курс, розрахований за офіційним обмінним валютним курсом, встановленим НБУ на день затвердження Звіту.
Джерело: ДПС
