В Україні розширено можливості застосування електронного документообігу у сфері трудових відносин. 16 квітня 2026 року набрав чинності наказ Міністерства економіки № 4408, яким оновлено Порядок впровадження електронного документообігу. Якщо раніше документ переважно регулював процеси у сфері охорони праці, то тепер його дія поширюється фактично на весь кадровий документообіг.
Оновлений Порядок дозволяє роботодавцям організовувати створення, підписання, пересилання та зберігання кадрових документів у цифровому форматі відповідно до законодавства про працю, електронні документи та електронні довірчі послуги.
Йдеться не лише про документи з охорони праці. У електронному вигляді тепер можуть оформлюватися:
- заяви працівників;
- накази та розпорядження роботодавця;
- документи щодо відпусток, переведень, відряджень і звільнення;
- кадрові документи у сфері трудових відносин;
- документи з питань охорони праці.
Водночас у Мінекономіки наголошують, що перехід на електронний документообіг залишається добровільним. Роботодавець самостійно ухвалює рішення про його впровадження та оформлює це відповідним внутрішнім наказом або розпорядженням.
Письмові і телефонні КОНСУЛЬТАЦІЇ та інші кадрові послуги експертів журналу «КАДРОВИК.UA»
Оновлення порядку є важливим кроком у напрямі цифровізації кадрового адміністрування, особливо в умовах дистанційної роботи, релокації бізнесу та воєнного стану. Для компаній це означає можливість суттєво скоротити паперовий документообіг, пришвидшити кадрові процеси та забезпечити зручну взаємодію з працівниками незалежно від їхнього місця перебування.
Серед основних переваг нового підходу:
- оперативний обмін документами;
- зменшення обсягів паперової роботи;
- спрощення взаємодії з дистанційними працівниками;
- більш ефективна організація кадрового діловодства;
- можливість безпечного електронного зберігання документів.
Фактично наказ № 4408 формує правові підстави для переходу до повноцінного цифрового кадрового адміністрування, де більшість внутрішніх HR-процесів може здійснюватися без використання паперових носіїв.
Джерело: Північно-Східне міжрегіональне управління Держпраці
