...
Реєструйся

Кейс для кадровика. Підписання документів на вихідних: яким чином оформити таку роботу директора


СИТУАЦІЯ

Директор підприємства має п’ятиденний графік і працює з понеділка по п’ятницю. У суботу чи неділю підписує документи електронним способом («Вчасно», електронний документообіг). Підписання перенести не можна на будній день, треба засвідчувати документи за фактом отримання товару. Якщо це електронний підпис, чи є порушенням не табелювати директора 1 годину у вихідний, не видавати наказ про роботу у вихідний?

 

РІШЕННЯ

Підпис – це  реквізит документа, який свідчить про відповідальність особи за його зміст та надає документові юридичної сили. Таке визначення поняттю «підпис» дає тлумачний словник.

Підписання документів є невіднятною складовою розпорядчих функцій керівників підприємств і входить у коло їх посадових обов’язків.

Щодо електронного підпису

Відповідно до пункту 12 частини першої статті 1 Закону України від 05 жовтня 2017 року № 2155-VIII «Про електронні довірчі послуги» ( далі – Закон № 2155), електронний підпис — це електронні дані, які додаються підписувачем до інших електронних даних або логічно з ними пов’язуються і використовуються ним як підпис.

Пунктом 13 частини першої статті 1 Закону № 2155 визначено, що електронні дані – це будь-яка інформація в електронній формі.

Заміна тимчасово відсутнього працівника при підсумованому обліку робочого часу — читайте в журналі «КАДРОВИК.UA»

Отже, електронний підпис – це будь-яка інформація в електронній формі, яка додається підписувачем до іншої інформації або логічно з нею пов’язується і використовується ним як підпис.

 

Пунктом 23 частини першої статті 1 Закону № 2155 визначено, що кваліфікований електронний підпис — удосконалений електронний підпис, який створюється з використанням засобу кваліфікованого електронного підпису і базується на кваліфікованому сертифікаті відкритого ключа.

Відповідно до частини четвертої статті 18 Закону № 2155, кваліфікований електронний підпис має таку саму юридичну силу, як і власноручний підпис, та має презумпцію його відповідності власноручному підпису.

 

Отже, оскільки кваліфікований електронний підпис має таку ж юридичну силу, як і власноручний, слід вважати, що підпис документів електронним способом так само входить у коло посадових обов’язків керівника підприємства (в нашому випадку директора підприємства), як і підпис документів власноручно.

Скільки днів відпочинку повинен надати роботодавець працівникові-донору, який здавав кров у робочий день — п’ятницю? — читайте в журналі «КАДРОВИК.UA»

Щодо оформлення підписання документів у вихідний день

Посадові обов’язки виконуються працівниками у межах їх робочого часу (якщо інше не передбачене умовами трудового договору). Робочий час – це час, протягом якого працівник, відповідно до правил внутрішнього трудового розпорядку і умов трудового договору, виконує свої трудові обов’язки.

Стаття 59 Кодексу законів про працю України (далі — КЗпП) визначає, що нормальна тривалість робочого часу працівників не може перевищувати 40 годин на тиждень. Водночас підприємства при укладенні колективного договору можуть встановлювати меншу норму тривалості робочого часу.

Зверніть увагу, що частиною першою статті 6 Закону України від 15 березня 2022 року № 2136-IX «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» (далі – Закон № 2136) визначено, що нормальна тривалість робочого часу у період дії воєнного стану може бути збільшена до 60 годин на тиждень для працівників, зайнятих на об’єктах критичної інфраструктури (в оборонній сфері, сфері забезпечення життєдіяльності населення тощо).

ВСЕ ПРО ВІДРЯДЖЕННЯ. Спецвипуск № 3, 2023
0 (800) 219-977 •
podpiska@mediapro.com.ua

В описі ситуації зазначено, що директор має фіксований режим робочого часу (п’ятиденний робочий тиждень з понеділка по п’ятницю), у межах якого він повинен виконувати свої посадові обов’язки, включаючи і підписання документів.

Варто зазначити, що законодавством передбачена можливість виконання роботи поза межами робочого часу, зокрема і у вихідний день.

Загалом, відповідно до статті 71 КЗпП, робота у вихідні дні забороняється. Залучення окремих категорій працівників до роботи у вихідний день допускається у виключних випадках, тільки з дозволу виборного органу первинної профспілкової організації (профспілкового представника) підприємства для:

  • відвернення або ліквідації наслідків стихійного лиха, епідемій, епізоотій, виробничих аварій та негайного усунення їх наслідків;
  • відвернення нещасних випадків, які ставлять або можуть поставити під загрозу життя чи нормальні життєві умови людей, загибелі або псування майна;
  • виконання невідкладних, наперед непередбачених робіт, від негайного виконання яких надалі залежить нормальна робота підприємства в цілому або його окремих підрозділів;
  • для виконання невідкладних вантажно-розвантажувальних робіт з метою запобігання або усунення простою рухомого складу чи скупчення вантажів у пунктах відправлення і призначення.

ЩОРІЧНІ ВІДПУСТКИ: планування і надання. Спецвипуск № 4, 2023
0 (800) 219-977 • podpiska@mediapro.com.ua

Залучення працівників до роботи у вихідні дні провадиться за письмовим наказом (розпорядженням) роботодавця. При цьому робота у вихідний день компенсується за угодою сторін іншим днем відпочинку або оплатою праці за роботу у цей день у подвійному розмірі (ст. 72 КЗпП).

Проте, у період дії воєнного стану норми статті 71 КЗпП не застосовуються відповідно до частини шостої статті 6 Закону № 2136. Отже,

  • працівників можна залучати до роботи у вихідний день без погодження профспілкової організації (профспілкового представника);
  • працівників можна залучати до роботи у вихідний день без наявності виключних випадків, передбачених статтею 71 КЗпП;
  • робота у вихідний день компенсується працівнику іншим днем відпочинку або оплатою праці за роботу у цей день у подвійному розмірі (за угодою сторін) (ст. 72 КЗпП).

Реорганізація підприємства: дії кадровика
0 (800) 219-977 • podpiska@mediapro.com.ua

В описаній ситуації зазначено, що директор займається підписанням документів, тобто виконує свої посадові обов’язки, у свій вихідний день. На період дії воєнного стану можливе залучення до роботи у вихідний день без наявності виключних випадків, які розглядалися вище. Проте, таке залучення його до роботи у вихідний день повинно бути оформлене наказом, належним чином обліковане в табелі обліку робочого часу та компенсоване згідно із законодавством.

Водночас із опису ситуації зрозуміло, що потреба у підписанні документів та залучення директора до роботи у вихідний день є постійною і виникає щотижня. При цьому підписання документів провадиться в суботу або у неділю.

Якщо для підприємства є можливим врегулювати питання підписання документів лише у суботу, то правомірним буде вирішити таку ситуацію шляхом зміни режиму робочого часу директора з п’ятиденного на шестиденний робочий тиждень з одним вихідним днем, у зв’язку з тим, що режим роботи за п’ятиденним робочим тижнем для нього  є недоцільним у зв’язку з необхідністю підписувати документи у суботу. Вихідним днем при цьому слід визначити неділю, оскільки, згідно зі статтею 67 КЗпП, цей день є загальним вихідним днем, а підприємство, як бачимо з опису, не належить до підприємств, робота яких не може бути перервана чи зупинена в загальний вихідний день згідно зі статтями 68 та 69 КЗпП.

Юрист з кадрових питань і трудового законодавства — online
Унікальна послуга на ринку України!
0 (800) 219-977 • podpiska@mediapro.com.ua

Звертаємо увагу, що, згідно зі статтею 52 КЗпП, при шестиденному робочому тижні тривалість щоденної роботи не може перевищувати 7 годин при тижневій нормі 40 годин, 6 годин при тижневій нормі 36 годин і 4 годин при тижневій нормі 24 години. А напередодні вихідних днів тривалість роботи при шестиденному робочому тижні не може перевищувати 5 годин (ст. 53 КЗпП).

При цьому, напередодні святкових і неробочих днів тривалість роботи працівників, крім працівників, яким згідно із законодавством встановлено скорочену тривалість робочого часу, скорочується на одну годину як при п’ятиденному, так і при шестиденному робочому тижні (ст. 53 КЗпП). У період дії воєнного стану ця норма не застосовується згідно з частиною шостою статті 6 Закону № 2136.

Відповідно до статті 52 КЗпП, п’ятиденний або шестиденний робочий тиждень встановлюється роботодавцем спільно з виборним органом первинної профспілкової організації (профспілковим представником) з урахуванням специфіки роботи, думки трудового колективу і за погодженням з місцевою радою.

Проте, у період дії воєнного стану, згідно з частиною третьою статті 6 Закону № 2136, п’ятиденний або шестиденний робочий тиждень встановлюється роботодавцем самостійно.

Експрес-курс «Облікові документи кадрової служби та порядок їх ведення»
0 (800) 219-977 • podpiska@mediapro.com.ua

Джерело: журнал «КАДРОВИК.UA»

Кадрова система «КАДРИ.UA»

Карина Снісар
Карина Снісар
експерт проєктів «КАДРОВИК.UA», головний редактор системи «КАДРИ.UA»

Матеріали до теми


Дві доплати одному працівникові: можливо чи ні?
Ситуація Одному працівникові планують встановити і доплату за суміщення посад, і доплату за виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника. Чи буде це правомірним?   ...