...
Реєструйся

Повідомлення податкових органів про прийняття працівника на роботу: практичні поради


Як правильно заповнити повідомлення?
У який спосіб його можна відправити?
Чи передбачено відповідальність за неповідомлення податкового органу про прийняття працівника на роботу?

Відповідно до Закону України «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо реформування загальнообов’язкового державного соціального страхування та легалізації фонду оплати праці» від 28 грудня 2014 року № 77-VIII (далі — Закон № 77) частину третю статті 24 КЗпП України викладено в новій редакції.
Згідно зі змінами з 1 січня 2015 року з метою уникнення випадків прийняття на роботу працівників без укладення трудових договорів роботодавці мають повідомляти центральний орган виконавчої влади з питань забезпечення формування та реалізації державної політики з адміністрування єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування про прийняття працівника на роботу.
Отже, працівника не можна допустити до роботи без повідомлення відповідного органу про прийняття його на роботу.
Крім того, змінами передбачено, що працівник не може бути допущений до роботи без укладення трудового договору, оформленого наказом чи розпорядженням власника або уповноваженого ним органу (раніше згідно зі ст. 24 КЗпП дозволялося допускати працівника до роботи без видання наказу чи розпорядження).

Звернути увагу
НАКАЗ Є ОБОВ’ЯЗКОВИМ ДОКУМЕНТОМ, ЯКИЙ ПІДТВЕРДЖУЄ НАЯВНІСТЬ ТРУДОВИХ ВІДНОСИН І ПРАВО ДОПУСТИТИ ПРАЦІВНИКА ДО РОБОТИ.

Згідно з частиною першою статті 24 КЗпП трудовий договір укладається, як правило, в письмовій формі. Додержання письмової форми є обов’язковим:
— при організованому наборі працівників;
— при укладенні трудового договору про роботу в районах з особливими природними географічними і геологічними умовами та умовами підвищеного ризику для здоров’я;
— при укладенні контракту;
— у випадках, коли працівник наполягає на укладенні трудового договору в письмовій формі;
— при укладенні трудового договору з неповнолітнім (ст. 187 цього Кодексу);
— при укладенні трудового договору з фізичною особою;
— в інших випадках, передбачених законодавством України.
Крім того, відповідно до Закону № 77 виключено статтю 241 КЗпП, згідно з якою трудовий договір між працівником і фізичною особою потрібно було реєструвати в державній службі зайнятості. Тепер фізичні особи також оформляють накази про прийняття працівників на роботу та направляють до відповідного органу повідомлення про прийняття працівників на роботу.

 

ЯКИЙ ОРГАН ПОВІДОМЛЯЮТЬ ПРО ПРИЙНЯТТЯ ПРАЦІВНИКА НА РОБОТУ І В ЯКИЙ СПОСІБ?

27 червня 2015 року набула чинності постанова Кабінету Міністрів України «Про порядок повідомлення Державній фіскальній службі та її територіальним органам про прийняття працівника на роботу» від 17 червня 2015 року № 413 (далі — Постанова № 413). Відповідно до Постанови № 413 власник підприємства, установи, організації (далі — підприємство) або уповноважений ним орган (особа) чи фізична особа подають повідомлення про прийняття працівника на роботу до територіальних органів Державної фіскальної служби за місцем обліку їх як платника єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування. Таке повідомлення подається до початку роботи працівника.
Враховуючи специфіку роботи підприємств, повідомлення можна подавати і в день роботи працівника, але не пізніше дати допуску його до роботи (тобто дати виникнення трудових відносин) за укладеним трудовим договором, в один із таких способів:
— засобами електронного зв’язку з використанням електронного цифрового підпису відповідальних осіб згідно з вимогами законодавства у сфері електронного документообігу та електронного підпису;
— на паперових носіях разом із копією в електронній формі;
— на паперових носіях, якщо трудові договори укладено не більше ніж із п’ятьма особами.
Інформація, що міститься у повідомленні про прийняття працівника на роботу, вноситься до реєстру страхувальників та реєстру застрахованих осіб відповідно до Закону України «Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування» від 8 липня 2010 року № 2464-VI.

 

НА ЯКИХ ПРАЦІВНИКІВ ПОДАЮТЬ ПОВІДОМЛЕННЯ?

Повідомлення подають на працівників, яких приймають:
— на необмежений термін;
— за строковим трудовим договором;
— за контрактом;
— на тимчасову роботу;
— на сезонну роботу;
— за сумісництвом (як зовнішнім, так і внутрішнім).

ЗВЕРНУТИ УВАГУ
НА ОСІБ, З ЯКИМИ УКЛАДЕНО ДОГОВІР ЦИВІЛЬНО-ПРАВОВОГО ХАРАКТЕРУ, ПОВІДОМЛЕНЬ НЕ ПОДАЮТЬ. НА ТАКУ КАТЕГОРІЮ ОСІБ ПОШИРЮЮТЬСЯ НОРМИ ЦИВІЛЬНОГО КОДЕКСУ УКРАЇНИ.

 

ЯК ОФОРМЛЯЮТЬ ПОВІДОМЛЕННЯ?

Повідомлення оформляють за формою, наведеною в додатку до Постанови № 413.
У повідомленні про прийняття працівника на роботу зазначаємо (додаток 1) :
— реєстраційний номер облікової картки платника податків (код згідно з ЄДРПОУ);
— назву підприємства-страхувальника;
— тип: «початкове» або «скасовуюче»;
— категорію особи: «1» — наймані працівники з трудовою книжкою; «2» — наймані працівники без трудової книжки (у разі прийняття на роботу за сумісництвом);
— реєстраційний номер облікової картки платника податків або серію та номер паспорта;
— прізвище, ім’я, по батькові застрахованої особи;
— номер і дату наказу або розпорядження про прийняття на роботу;
— дату початку роботи;

  • дату формування повідомлення у страхувальника;
  • кількість заповнених рядків на аркуші;
  • номер аркуша.

 

Додаток 1

№ аркуша повідомлення _1___

ПОВІДОМЛЕННЯ

про прийняття працівника на роботу

1. Код згідно з ЄДРПОУ / реєстраційний номер облікової картки платника податків
або серія та номер паспорта**

 

 

 8

 6

 4

 

____________Товариство з обмеженою відповідальністю «Каштан» ___________________________________________________________________________________
    (найменування /прізвище, ім’я та по батькові страхувальника)

 

2. Тип: початкове

  +

 

скасовуюче

 

 

 

3. Порядковий номер

4. Категорія особи*

5. Реєстраційний номер облікової картки платника податків або серія та номер паспорта**

6. Прізвище, ім’я, по батькові застрахованої особи

7. Номер наказу або розпоряд-
ження про прийняття на роботу

8. Дата видання наказу або розпорядження про прийняття на роботу

9. Дата початку роботи

1

 3

4

Харченко  

Василь  

Степанович

№122-П 

0

 6

 2

 0

 5

 0

 5

2

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

4

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

5

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

6

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

10. Дата формування повідомлення у страхувальника

  12.06.2015

11. Кількість заповнених рядків на аркуші

 0

1

 

____________
* Категорія особи: 1 – наймані працівники з трудовою книжкою; 2 – наймані працівники без трудової книжки.
** Для фізичних осіб, які мають відмітку у паспорті про право здійснювати платежі за серією та номером паспорта.

 

12.Керівник
М. П. (за наявності)

 1

 2

 2

 4

 5

 7

 8

 9

 9

 6

(реєстраційний номер
облікової картки платника
податків або серія та
номер паспорта**)

________Охріменко_________
(підпис)

_П. В. Охріменко________
(ініціали та прізвище)

13. Головний бухгалтер

 3

 8

 4

 7

 2

 1

 0

 1



(реєстраційний номер
облікової картки платника
податків або серія та
номер паспорта**)

________ Шевченко
(підпис)

______О. К. Шевченко___
(ініціали та прізвище)

 

Повідомлення підписують керівник підприємства  і головний бухгалтер.
Якщо працівник передумав приступати до роботи, в органи фіскальної служби треба подати «скасовуюче» повідомлення (додаток 2).

 

Додаток 2

№ аркуша повідомлення __1

ПОВІДОМЛЕННЯ

про прийняття працівника на роботу

1. Код згідно з ЄДРПОУ / реєстраційний номер облікової картки платника податків
або серія та номер паспорта**

 

 

 7

 9

 2

 2

 3

 8

 6

 

_______________Товариство з обмеженою відповідальністю «Каштан»
____________________________________________________________________________________________________________
    (найменування /прізвище, ім’я та по батькові страхувальника)

 

2. Тип: початкове

 

 

скасовуюче

 

 

3. Порядковий номер

4. Категорія особи*

5. Реєстраційний номер облікової картки платника податків або серія та номер паспорта**

6. Прізвище, ім’я, по батькові застрахованої особи

7. Номер наказу або розпоряд-
ження про прийняття на роботу

8. Дата видання наказу або розпорядження про прийняття на роботу

9. Дата початку роботи

1

 8

 9

Харченко 

Василь 

Степанович 

122П 

 2

 0

 6

 2

 5

 6

 5

2

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

4

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

5

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

6

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

10. Дата формування повідомлення у страхувальника

  15.06. 2015

11. Кількість заповнених рядків на аркуші

 1

 

____________
* Категорія особи: 1 – наймані працівники з трудовою книжкою; 2 – наймані працівники без трудової книжки.
** Для фізичних осіб, які мають відмітку у паспорті про право здійснювати платежі за серією та номером паспорта.

 

12.Керівник
М. П. (за наявності)

 1

 2

 2

 4

 5

 7

 8

 9

 9

 6




(реєстраційний номер
облікової картки платника
податків або серія та
номер паспорта**)

_______ Охріменко _______
(підпис)

П. В. Охріменко___________________________
(ініціали та прізвище)

13. Головний бухгалтер

 3

 8

 4

 7

 2

 7

 1

 0

 1

 3




(реєстраційний номер
облікової картки платника
податків або серія та
номер паспорта**)

______ Шевченко ______
(підпис)

О. К. Шевченко_________________
(ініціали та прізвище)

 

ЗВЕРНУТИ УВАГУ
ПОВІДОМЛЕННЯ ПРО ПРИЙНЯТТЯ ПРАЦІВНИКА НА РОБОТУ, НАДАНІ ДО ТЕРИТОРІАЛЬНИХ ОРГАНІВ ФІСКАЛЬТНОЇ СЛУЖБИ НЕ ЗА МІСЦЕМ ОБЛІКУ РОБОТОДАВЦЯ АБО НЕ ЗА ВСТАНОВЛЕНОЮ ФОРМОЮ, ВВАЖАЮТЬСЯ ТАКИМИ, ЩО НЕ ПОДАВАЛИСЯ.

 

ХТО МАЄ ЗАПОВНЮВАТИ ФОРМУ ПОВІДОМЛЕННЯ?

Передплатники журналу, телефонуючи на гарячу лінію журналу «Довідник кадровика», запитують: хто має заповнювати форму повідомлення — бухгалтерія чи відділ кадрів?
Слід зауважити, що жодним нормативним актом не передбачено покладення на певний структурний підрозділ підприємства обов’язків щодо оформлення і надсилання вказаного повідомлення. Зазвичай цю функцію доручають бухгалтерії підприємства, якщо звітність подається нею електронним способом. Вся інформація для заповнення повідомлення надходить в бухгалтерію з примірником наказу про прийняття на роботу,
Разом із тим роботодавець може покласти обов’язок з оформлення та направлення повідомлення на інші відділи, наприклад, на кадрову службу.
Доречно додаткові обов’язки для певної служби щодо складання і надсилання повідомлення зазначити в наказі, положенні про структурний підрозділ і в посадовій інструкції працівника, який виконуватиме цю роботу.

 

ЯКУ ВІДПОВІДАЛЬНІСТЬ ПЕРЕДБАЧЕНО ЗА НЕПОВІДОМЛЕННЯ ФІСКАЛЬНОЇ СЛУЖБИ ПРО ПРИЙНЯТТЯ ПРАЦІВНИКА НА РОБОТУ?

Повідомлення можна направляти й після дати прийняття працівника на роботу, тобто із затримкою, але при цьому слід пам’ятати, що за такі дії передбачено відповідальність:
для юридичних та фізичних осіб — відповідно до статті 265 КЗпП:
— за фактичний допуск працівника до роботи без оформлення трудового договору (контракту) — у тридцятикратному розмірі мінімальної заробітної плати, установленої законом на момент виявлення порушення, за кожного працівника, щодо якого скоєно порушення;

  • за порушення інших вимог трудового законодавства — у розмірі мінімальної заробітної плати;
    для посадових осіб підприємств та громадян — суб’єктів підприємницької діяльності — відповідно до частини першої статті 41 КУАП:
  • за порушення інших вимог законодавства про працю — у розмірі від 30 до 100 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян.

Стаття надана редакцією журнала «Довідник кадровика»
спеціально для інтернет-порталу «Всеукраїнська асоціація кадровиків» 
(детальніше —журнал «Довідник кадровика» № 8, 2015)

Галина Білоткач,
експерт гарячої лінії журналу

Матеріали до теми


Дві доплати одному працівникові: можливо чи ні?
Ситуація Одному працівникові планують встановити і доплату за суміщення посад, і доплату за виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника. Чи буде це правомірним?   ...
Кейс для кадровика. Чи може бути головою профспілки медичний директор лікарні?
Закон України від 15 вересня 1999 року № 1045-XIV «Про професійні спілки, їх права та гарантії діяльності» (далі — Закон ...
Кейс для кадровика. Допомога по вагітності та пологах: як її виплата впливає на страховий стаж?
СИТУАЦІЯ Допомогу по вагітності та пологах виплачено в одному місяці. Як нараховувати страховий стаж?   РІШЕННЯ Оплачувана відпустка у зв’язку з ...