ЗАПИТАННЯ
У нашій установі запроваджується система електронного документообігу АСКОД. Чи зміняться принципи, критерії та порядок проведення експертизи цінності документів у зв’язку з переходом на електронний документообіг? Чи обов’язково створювати паперові копії електронних документів заради проведення їх експертизи?
КОМЕНТАР
Експертиза цінності електронних документів проводиться за тими ж принципами, критеріями та в порядку, визначеному законодавством, що й експертиза цінності документів у паперовій формі.
При цьому експертиза цінності електронних документів може проводитися без засвідчених паперових копій цих електронних документів. Утім, якщо на час проведення експертизи цінності електронних документів створення засвідчених паперових копій цих електронних документів завершено, експертиза цінності електронних документів та відповідних документів у паперовій формі буде проводитися одночасно.
Читайте також: Ведення протоколу засідання експертної комісії та оформлення витягу з нього
Слід зазначити, що експертиза цінності електронних документів передбачає також проведення за допомогою технічно-програмних засобів таких перевірок:
- зведення та відтворення всіх даних із інформаційної автоматизованої системи (далі — ІАС) установи, пов’язаних з електронними документами;
- наявності електронних документів та правильності їх оформлення;
- відповідності засвідчених паперових копій електронних документів (електронних справ) документам, що містяться в електронних справах.
Усунення виявлених недоліків за результатами перевірки електронних документів проводиться особами, відповідальними за організацію діловодства в структурному підрозділі установи, у робочому порядку.
Читайте також: Проводимо аудит трудової книжки перед оцифруванням
У разі виявлення у реєстраційно-моніторинговій картці (далі — РМК) документів, які помилково зареєстровані або під час створення/реєстрації яких виникли технічні помилки/збої в ІАС установи, може здійснюватися вилучення/знищення РМК у порядку, визначеному в інструкції з діловодства установи.
Звертаємо увагу, що до акта про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ, складеного за формою відповідно до чинного законодавства, вносяться також електронні справи. При цьому про наявність електронних справ в акті у графі «Примітка» напроти відповідного заголовка справи проставляється відмітка «ЕД».
Читайте також: Змінюємо запис в трудовій книжці: хто це може зробити і на яких підставах
Джерело: журнал «ДІЛОВОДСТВО»
Електронна версія журналу «Діловодство»
- документаційні процеси
- ведення журналів реєстрації
- зразки документів
- складання й оформлення службових документів
- особливості роботи архіву на підприємстві
- функціонування системи електронного документообігу
- прості форми подання інформації (таблиці, схеми, алгоритми тощо)
- юридичні консультації щодо документування господарських процесів
