Військовий облік за місцем роботи — обов’язок підприємства, який не обмежується лише веденням списків працівників. Роботодавець має перевіряти військово-облікові документи під час прийняття на роботу, своєчасно вносити зміни до облікових даних, повідомляти ТЦК та СП про кадрові зміни, проводити звіряння та забезпечувати оповіщення працівників про виклик.
Правила організації та ведення військового обліку визначає Порядок, затверджений постановою КМУ від 30.12.2022 № 1487. Його чинна редакція враховує, зокрема, зміни, внесені у 2026 році постановою КМУ № 812.
Розглянемо, що саме має забезпечити роботодавець та на що варто звернути увагу кадровій службі.
Хто підлягає військовому обліку на підприємстві
Персональний військовий облік ведеться за місцем роботи призовників, військовозобов’язаних та резервістів. Такий облік покладається на керівників підприємств, установ та організацій незалежно від форми власності й підпорядкування. Це прямо передбачено законодавством про військовий обов’язок і військову службу.
На підприємстві обліковуються працівники, з якими укладено трудові договори. Йдеться, зокрема, про чоловіків відповідного призовного та військовозобов’язаного віку, які не виключені з військового обліку, а також про жінок, які перебувають на військовому обліку.
Правила поширюються не лише на працівників за основним місцем роботи, а й на сумісників.
Водночас не ведеться персональний військовий облік щодо осіб, які виключені з військового обліку, оскільки вони вже не є військовозобов’язаними.
Окрема ситуація — працівник, якого мобілізовано. Після призову він набуває статусу військовослужбовця, однак інформація про нього не зникає з облікових документів підприємства одразу: його дані зберігаються у відповідних списках персонального обліку до кінця поточного календарного року.
Не підлягають військовому обліку на підприємстві особи, які виконують роботи за цивільно-правовими договорами, а також ФОП-підрядники, оскільки вони не перебувають із підприємством у трудових відносинах.
Курс «Підвищення кваліфікації з військового обліку»
Формат: відеоуроки • Для довідок: 0 (800) 21 99 77
Хто відповідає за військовий облік
Організація військового обліку — зона відповідальності керівника підприємства. Це не означає, що директор повинен особисто щодня працювати з військово-обліковими документами працівників. Він має організувати процес і визначити відповідальну особу або відповідний підрозділ.
Кількість працівників, які ведуть військовий облік, залежить від кількості осіб, які перебувають на ньому.
Якщо на обліку перебуває менше 500 осіб, виконання відповідних обов’язків може бути покладено на працівника кадрової служби або іншого працівника, який відповідає встановленим вимогам. За виконання додаткових обов’язків передбачається доплата — до 50% посадового окладу.
Якщо кількість військовозобов’язаних та інших осіб, які підлягають військовому обліку, перевищує 500, на підприємстві передбачаються штатні посади інспекторів з військового обліку.
При цьому чисельність таких працівників залежить від кількості осіб на обліку. Зокрема, за чисельності від 2001 до 4000 осіб передбачено двох інспекторів, від 4001 до 7000 — трьох. На кожні наступні 3000 осіб додається ще один інспектор.
Що перевірити під час прийняття працівника
Одна з ключових ділянок роботи кадровика — прийняття на роботу військовозобов’язаного.
Військовозобов’язаного не можна прийняти на роботу без військово-облікового документа. Працівник має пред’явити відповідний документ у паперовій або електронній формі.
Якщо використовується електронний військово-обліковий документ, Міноборони звертає увагу на його актуальність: е-ВОД для працевлаштування має бути сформований не раніше ніж за 72 години до відповідної дати.
Тому кадровику недостатньо просто запитати кандидата, чи має він військово-обліковий документ. Документ потрібно перевірити та врахувати відповідні відомості під час оформлення трудових відносин.
Якщо працівник перебуває на військовому обліку, роботодавець надалі забезпечує ведення його персональних військово-облікових даних.
Послуги з військового обліку • Письмові і телефонні КОНСУЛЬТАЦІЇ
Для довідок: 0 (800) 21 99 77
Повідомлення ТЦК про кадрові зміни
Важливий обов’язок роботодавця — своєчасно повідомляти ТЦК та СП про зміни, пов’язані з працівниками.
Зокрема, інформація подається у разі прийняття на роботу, переведення або звільнення військовозобов’язаного, призовника чи резервіста.
Повідомлення має бути направлене до відповідного ТЦК та СП протягом семи днів після видання наказу про відповідну кадрову зміну.
Для кадрової служби це означає необхідність організувати внутрішній контроль за такими строками. Військовий облік не повинен існувати окремо від кадрового діловодства: кадрові накази безпосередньо впливають на облікові обов’язки підприємства.
Коли потрібно оновлювати військово-облікові дані
У процесі роботи працівник може змінити адресу проживання, сімейний стан, освіту, посаду та інші відомості, які мають значення для військового обліку.
Якщо підприємству стає відомо про такі зміни, відповідні дані мають бути внесені до списків персонального військового обліку у встановлений строк.
Кадровій службі важливо не чекати чергової щорічної звірки. Дані потрібно актуалізувати в міру отримання інформації про зміни.
Окремим інструментом є електронна взаємодія. За наявності технічної можливості підприємства можуть здійснювати звіряння даних засобами Порталу Дія. У 2026 році порядок також було оновлено: постанова КМУ № 812 передбачила низку змін щодо електронного звіряння та фіксації його результатів.
Щорічне звіряння з ТЦК та СП
Підприємство має не рідше одного разу на рік звіряти власні списки персонального військового обліку з військово-обліковими документами працівників та інформацією, якою володіє ТЦК та СП.
Таке звіряння дає можливість виявити розбіжності у відомостях та своєчасно їх виправити.
У 2026 році для підприємств також розширюються можливості електронного проведення таких процедур. За наявності технічної можливості звіряння може здійснюватися засобами Порталу Дія. При цьому відповідальність за повноту, достовірність і своєчасність поданих відомостей залишається за керівником.
Оповіщення працівників про виклик
Окремий блок обов’язків виникає після отримання підприємством розпорядження ТЦК та СП про виклик працівника.
У такій ситуації роботодавець має видати відповідний наказ про оповіщення, довести його до відома працівника під підпис та забезпечити виконання працівником обов’язку щодо прибуття до ТЦК та СП.
За необхідності працівникові надається можливість залишити робоче місце для виконання відповідного обов’язку.
Ігнорувати розпорядження ТЦК та СП роботодавець не може. Саме тому документи щодо оповіщення, ознайомлення працівника та його відсутності на роботі мають бути оформлені належним чином.
Також читайте: «Мобілізація, «Оберіг», бронювання та СЗЧ: що змінилося у вересні»
Які документи має мати підприємство
Належне ведення військового обліку передбачає наявність комплексу організаційних документів.
Зокрема, на підприємстві мають бути оформлені:
- наказ про призначення відповідальної особи за ведення військового обліку;
- посадова інструкція відповідального працівника;
- документи щодо організації та підвищення кваліфікації відповідальної особи;
- правила військового обліку на підприємстві;
- списки персонального військового обліку;
- журнал обліку результатів перевірок;
- відомість оперативного обліку;
- інші документи, передбачені Порядком № 1487.
Правила військового обліку мають бути доступними для працівників, а працівників ознайомлюють із ними під підпис.
Для кадрової служби це важливо не лише з погляду поточної роботи. Повний комплект документів дозволяє підтвердити належну організацію військового обліку під час перевірки.
Як проводять перевірки військового обліку
Стан військового обліку на підприємстві може перевірятися уповноваженими органами та комісіями.
До перевірок можуть залучатися представники ТЦК та СП, органів державної влади, місцевого самоврядування, ДПС та Держпраці.
Перевірки можуть бути плановими та позаплановими. Про планову перевірку підприємство повідомляють завчасно — не пізніше ніж за 10 днів до її початку. Позапланова перевірка у передбачених законодавством випадках може проводитися без такого попередження.
Особливу увагу під час перевірки приділяють правильності ведення списків, наявності документів, своєчасності внесення змін та виконанню обов’язків щодо оповіщення.
Плакати та шпаргалки для роботи відповідального за ведення військового обліку на підприємстві
0 (800) 21 99 77 • [email protected]
Які штрафи загрожують за порушення
Порушення правил військового обліку може мати наслідком адміністративну відповідальність посадових осіб.
За порушення вимог законодавства про оборону, мобілізаційну підготовку та мобілізацію в особливий період стаття 210-1 КУпАП передбачає штраф від 34 000 до 59 500 грн для відповідних посадових осіб юридичних осіб.
Наприклад, підставою для відповідальності може стати несвоєчасне повідомлення ТЦК та СП про прийняття військовозобов’язаного працівника або інше невиконання встановлених обов’язків.
При цьому важливо розмежовувати відповідальність. За неорганізацію або невиконання обов’язку щодо ведення військового обліку відповідальність може покладатися на керівника підприємства, а за неналежне ведення — на визначену відповідальну особу.
Кількість штрафів залежить від кількості адміністративних справ та постанов. Якщо кілька порушень розглядаються в межах однієї справи, це впливає на кількість постанов і, відповідно, на застосування адміністративного стягнення.
Що варто перевірити кадровику вже зараз
Щоб підготувати підприємство до перевірки та мінімізувати ризики порушень, кадровій службі варто провести внутрішній аудит військового обліку.
Насамперед потрібно перевірити:
- Чи призначена відповідальна особа та чи оформлений відповідний наказ.
- Чи є всі обов’язкові документи — правила військового обліку, списки, журнали, відомості та посадова інструкція відповідального працівника.
- Чи мають військовозобов’язані працівники належні військово-облікові документи.
- Чи своєчасно повідомляється ТЦК та СП про прийняття, переведення та звільнення працівників.
- Чи актуальні дані у списках персонального військового обліку та чи вносяться зміни після отримання відповідної інформації.
- Чи проведено необхідне щорічне звіряння та чи оформлено його результати.
- Чи відпрацьований алгоритм оповіщення працівників у разі отримання розпорядження ТЦК та СП.
Військовий облік сьогодні є невід’ємною частиною роботи кадрової служби. Для роботодавця це не просто формальне ведення списків, а постійний процес перевірки, актуалізації, передачі та підтвердження військово-облікових даних. Саме тому кадровику важливо контролювати не лише наявність документів, а й строки виконання кожного обов’язку — від прийняття працівника до щорічного звіряння та оповіщення.
Джерело: Міноборони
