ЗАПИТАННЯ
Чи потрібно заводити особову справу на працівника (код за КП — 8162)? Читала: щодо професії з таким кодом підприємство саме визначає, чи заводити особову справу. Чи все-таки це обов’язковий документ?
ВІДПОВІДЬ
Відповідно до статті 493 Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 12 квітня 2012 року № 578/5 (далі — Перелік № 578/5), особові справи керівників підприємств, службовців, професіоналів, фахівців належать до документів довготривалого зберігання та повинні зберігатися 75 років після їх звільнення (а особові справи керівників підприємств, у діяльності яких створюються документи Національного архівного фонду України, мають зберігатися постійно).
Також до документів тривалого строку зберігання належать особові справи (незалежно від категорії посади):
- відомих політичних діячів;
- членів творчих спілок;
- осіб, які мають найвищі ступені відзнаки, почесні звання;
- осіб, які мають наукові ступені й вчені звання;
- наукових працівників, які не мають наукових ступенів і вчених звань;
- штатних та виборних працівників громадських організацій.
Робимо висновок, що особові справи для цих категорій працівників потрібно вести обов’язково.
Письмові і телефонні КОНСУЛЬТАЦІЇ та інші кадрові послуги експертів журналу «КАДРОВИК.UA»
Натомість, відповідно до статті 495 Переліку № 578/5, особові справи осіб, які працюють за сумісництвом, також повинні зберігатися 75 років після звільнення. Отже, на таких працівників особові справи також треба вести.
Що стосується професії, код якої відповідно до Національного класифікатора України ДК 003:2010 «Класифікатор професій», затвердженого наказом Державного комітету України з питань технічного регулювання та споживчої політики від 28 липня 2010 року № 327, — 8162, то ця професія належить до категорії робітників (код КП 8162 — робітники, що обслуговують парові машини та бойлери).
Як бачимо, у Переліку № 578/5 не визначено строку зберігання особових справ робітників, тобто не зазначено, що їх потрібно зберігати довгостроково чи короткостроково.
Отже, чи вести особову справу працівника робітничої професії за умови, що цей працівник не належить до категорії осіб, на яких в обов’язковому порядку ведуться особові справи (перелічені вище), роботодавці вирішують самостійно.
ГАРЯЧА ЛІНІЯ — безоплатні консультації для передплатників журналу «КАДРОВИК.UA»
Джерело: журнал «КАДРОВИК.UA»
Добірка матеріалів «Особова картка й особова справа: інструкція до застосування»
- Чи може працівник самостійно заповнити свою особову карту при працевлаштуванні?
- Чи можна в разі повторного прийняття працівника на роботу на те саме підприємство користуватися його старою особовою карткою?
- Чи потрібно заводити нову особову картку працівника, якщо якийсь з розділів закінчився?
- Чи є порушенням, якщо на працівників ведуться картки форми № П-2 старого зразка?
- Чи може роботодавець надати працівникові копію особової картки?
